電子定款認証

平成３０年１１月３０日より、公証人法施行規則の一部が改正され、株式会社や一般社団法人、一般財団法人の定款認証の方式が変更されています。

定款認証の嘱託人は、法人設立時に実質的支配者となるべき者について、その氏名、住居及び生年月日や暴力団員等に該当するか否かを定款認証の嘱託までに申告することになります。ここでいう嘱託人とは、定款作成者または定款作成代理人で発起人や発起人代表者、発起人から委任を受けた司法書士などです。

なお、実質的支配者とは、法人の事業経営を実質的に支配することが可能となる関係にある個人をいいます。例えば、株式会社では株式の５０％を超える株式を有する個人などです。

電子定款認証の手続き

１　定款案をFAXやメールなどによって公証役場へ提出します。

２　この時に一緒に実質的支配者となるべき者の申告書を定款認証の嘱託までに提出します。
申告書は日本公証人連合会のHPからダウンロードして、所要事項を入力のうえ、記名及び電子署名を付した申告書のPDFを公証人にメールで送ったり、書式を印刷しFAXや郵送したりするなどして提出します。実質的支配者該当性の根拠資料としては定款や定款以外の資料を添付します。
ですから、定款案と一緒に申告書も提出すると一度で済むかと思います。
もし、司法書士が代理人となるのであれば、申告書の嘱託人は司法書士が記名及び電子署名を行います。

３　定款の内容を確認してもらい、よければ電子署名をして公証人名を確認のうえ、オンライン申請システムにより電子署名を行った電子定款のオンライン申請をします。
申請書は、電子公証から電磁的記録の認証の嘱託を選択して作成します。

４　認証手続き当日は、発起人か定款作成代理人又は復代理人が公証役場へ行きます。

５　定款作成代理人が持参するものとして公証役場での手数料、発起人全員の印鑑証明書、定款と合綴・実印にて契印された委任状、当日来た代理人等の本人確認証明や印鑑などがあります。データの交付は、公証役場にてCD‐Rなど用意してくれる場合もありますので事前に確認しておきます。