内容証明とは、誰が、いつ、どんな内容の郵便を誰に送ったかを日本郵便が証明してくれる郵便です。
内容証明と同時に配達証明も利用しますと、郵便物が配達された事実の証明及び配達日付の証明になります。これは後々の証拠にもなります。
内容証明の用紙の種類や大きさに制限はありませんが、文字数に制限があります。
縦書きでは、１行２０字以内、１枚２６行以内であることが必要です。
横書きであれば、１行２０字以内、１枚２６行以内。若しくは１行１３字以内、１枚４０行以内や１行２６字以内、１枚２０行以内とあります。
文字はかな、漢字、数字及び固有名詞の英字に限られます。
書面中に差出人及び受取人の住所氏名を記載して、差出人の氏名の後に押印をします。
用紙が複数枚にわたるときは、ホッチキス止めをして契印をします。この印鑑は実印でなくても構いません。
内容証明は、クーリング・オフでも利用されます。クーリング・オフは、一度行った契約を無くす効力があり、クーリング・オフの通知は書面で行うことが必要です。特定商取引法など関係法令でクーリング・オフは書面で行うということが規定されているからです。
クーリング・オフには行使期間が規定されていますが、法定書面の交付が無かったり、事業者の妨害行為が認められた場合などクーリング・オフをすることができることもあります。
特定商取引法では、訪問販売、電話勧誘販売、連鎖販売取引、特定継続的役務提供、業務提供誘引販売取引の６つについてクーリング・オフが規定されています。例えば、訪問販売では法律で定められた書面が交付された日から起算して８日間は、クーリング・オフが行使できるとされています。
消費者トラブルでのクーリング・オフに限らず、他にも貸金の消滅時効を援用する場合や契約を解除したい場合など、内容証明を利用するようにします。